Пишем коммерческое предложение. Эффективно!
Всё ли мы знаем о коммерческом предложении и о том, как правильно его написать? Кажется, нет ничего проще: взять листок бумаги, черкануть в нем несколько красивых фраз о себе и о своих услугах, и отправить потенциальному клиенту. Но на деле оказывается все гораздо сложнее.
Многие из нас смешивают коммерческие предложения с уникальными торговыми предложениями, с информационными письмами или офертой. Предварительно надо хорошо разобраться в назначении каждого из них, обратившись хотя бы к Википедии, и уяснить для себя самое важное: коммерческое предложение надо писать и составлять уже после того, как выяснены потребности клиента. И в ответ на конкретные запросы уже отправляем конкретное предложение.
Поэтому ответ на вопрос – “Кому мы пишем?”, решается сам собой. Конкретному Ивану Ивановичу или Ирине Петровне. Не забываем, что в остальных типах писем и предложений этот вопрос хорошо прорабатываем и думаем “Кому и в Каких ситуациях это нужно?”.
Другими словами, сначала сегментируем своих потенциальных клиентов, и исходя из специфики деятельности клиента предлагаем решить именно его проблемы и задачи. Подробнее о сегментации клиентов можно узнать на очень мною любимом сайте системы “ТРИЗ-ШАНС”, где вы найдете для себя много полезной информации не только о сегментации и коммерческом предложении.
С другой стороны, наши знания о различных видах писем и предложениях могут нам быть очень выгодны, так как не все в этом хорошо разбираются. Особенно секретари со своим “секретарским барьером”.
На их излюбленную фразу “Пришлите свое коммерческое предложение”, вы сможете проинформировать секретаря, что такое коммерческое предложение, и что к большому их сожалению, вы не сможете его прислать, так как еще не определены потребности в ваших услугах. Так что им придется ограничиться нашим уникальным торговым предложением. Что очень даже не плохо, если правильно его написать.
Важное! в коммерческом предложении:
1. Определяем нашу цель. Предположим, что целью составления КП является наше желание побудить клиента к покупке. Есть ли какие-то промежуточные цели? Давайте подумаем, возможно это:
- Предоставление необходимой и детальной информации для следующего контакта.
- Расчет стоимости заказа.
- Ответ на вопросы клиента.
- Информирование о новостях или проводимых мероприятиях.
Все эти моменты мы обязательно учтем , когда будем думать о содержании документа.
2. Оформляем наше предложение. Как правило, это не самая трудная задача, но до того, как наполнить документ содержанием, мы должны знать, как это нужно делать:
- Оформляем на фирменном бланке компании, на котором должен быть логотип, наименование компании и контактные данные.
- Заголовок предложения может быть созвучен сути нашего предложения. Писать “Коммерческое предложение” в заголовке не стоит. Лучше написать так: “Оформление и получение Разрешения Ростехнадзора”
- Используем фирменный шрифт.
- Выделяем важное жирным шрифтом или курсивом. Но не допускаем перебора.
- При необходимости используем элементы графики.
- Не используем сокращения.
- Адресуем конкретному получателю.
- Обращаемся к клиенты от имени компании, с позиции “МЫ”.
- В конце письма указываем контакты, фамилию, имя и должность, у которого можно будет запросить подробную информацию.
Как написать коммерческое предложение правильно?
3. Наполняем содержанием. Эта задача немного посложнее, но я уверена, что мы с ней справимся.
1. Вспоминаем, что любое сочинение состоит из 3 основных частей: вступления, основной части и заключения. При написании будем следовать правилу: “Сначала сообщаем важное, затем полезное, затем интересное”.
2. Вспоминаем, какие потребности и задачи клиента мы взялись решать с помощью наших товаров или услуг. Пишем про это в самом начале, после обращения к получателю. Это и будет нашим вступлением. Только не начинаем писать про себя, про то, какие мы славные и чем мы можем гордиться. Чтобы было понятнее, приведу пример: “Учитывая, что Ваша компания начинает работу в нашем городе, предлагая программное обеспечение предприятиям малого бизнеса, мы понимаем, насколько важным для вас будет привлечение клиентов именно в Вашу компанию…”Вариантов может быть огромное множество. Самое главное помнить правило: начинаем говорить о клиенте, и о том, что близко и знакомо ему.
3. В основной части необходимо сделать конкретное предложение с конкретными цифрами, фактами, таблицами, графиками и т. д. То есть то, о чем мы говорили с клиентом на словах, теперь описываем в коммерческом предложении для того, чтобы все расчеты были у клиента перед глазами. Но это должна быть подробная информация о том, как можно применить предмет, о котором идет речь. Возможно, будет необходимо указать характеристики продукта, о которых мы не упомянули в разговоре. Такая информация может содержаться в приложениях к данного документу. Описываем суть нашего предложения.
4. Именно здесь будет уместным дать информацию о нашей компании, которая убедит клиента в нашей компетентности, профессионализме и надежности.
5. Указываем порядок работы и условия сотрудничества по предстоящему договору. Ясность на начальном этапе – всегда является залогом доверительного отношения друг к другу, тем более, что это прописано на бумаге. Так мы сумеем продемонстрировать свой профессионализм и опыт.
6. Если нашим преимуществом являются цены, то об этом можно уверенно заявить в коммерческом предложении. Если предстоят какие-либо дополнительные расходы по ходу договора, то об этом нужно написать именно здесь.
7. В заключительной части необходимо написать о преимуществах и выгодах, которые ожидают клиента в ближайшей перспективе. Мы хорошо знаем свои сильные стороны, поэтому нелишним будет об этом рассказать клиенту. Говорим об этом на языке аргументов.
8. Следующим шагом будет задача побудить клиента к покупке и заключению договора. Для этого мы подводим итог, резюмируя написанное, формулируем идею и призываем клиента к действию. Призвать к действию можно спросив прямо клиента об этом. Например: “Сообщите пожалуйста, какой вариант сотрудничества Вас устроит, и мы согласуем удобные сроки”.
Объем нашего предложения должен составлять одну-две страницы А 4.
9. Подписываем наше коммерческое предложение. В интернете можно много найти изысканных примеров подписей, я остаюсь верна традиционной форме:
С уважением, Сергиенко Елена Филипповна,
ООО “СЦСиРД”
филиал Самарского Центра Сертификации и Разрешительной документации в г. Тольятти
samarasertifikat.ru
+7(848)236 51 41; +7(927)219 42 50
Мы работаем в системах сертификации ГОСТ-Р,
Тех.Регламента, ISO 9000 (ISO 9001), СЕ (европейский
сертификат), Роспотребнадзора, Ростехнадзора,
Госпожарнадзора, Росздравнадзора МЧС
10. Не забываем правильно оформить свою подпись в электронной почте, если предложение мы будем отправлять с ее помощью. Как это сделать, я писала в статье “Настройте правильно свою подпись в электронном письме”. Это тоже важный пункт. Все детали играют на нас или против нас.
Теперь можно ненадолго выдохнуть, передохнуть или сменить вид деятельности, а немного позже вернуться к нашему творению и представить себя на месте клиента.
Интересный прием
Для этого мы возьмем красный маркер и зачеркнем все то, что относится к нам, к продавцу. Если после этого мы видим внятный призыв к клиенту, побуждающий его расстаться с деньгами, то все в порядке, все сделали правильно. Если этого не произошло, увы, придется переписывать.
Также хорошим способом проверки является дать оценить его нескольким своим сотрудникам. Таким образом, недочет, на который укажут большинство из них, и следует исправлять.
Когда содержание нас устраивает, следует внимательно проверить оформление письма, все ли нужное и важное выделили, все ли наши зацепки бросаются с глаза при прочтении, не перегружено ли наше сообщение. Ведь чем проще мы его напишем, тем больше мы будем уверены в том, что оно будет понятно клиенту.
Проверяем, грамотно ли мы написали наше предложение. Длинные предложения нужно разделить на короткие для того, чтобы удобно было понять, о чем написано.
Внимательно проверяем должность, имя и фамилию получателя – здесь категорически не допускаются ошибки! Окидываем взглядом и оцениваем, не похоже ли на спам? Затем смело и уверенно его отправляем. На следующий день необходимо позвонить и уточнить, принято ли наше коммерческое предложение к рассмотрению.
Умение и навык приходит со временем
Умение правильно писать эффективные (продающие) коммерческие предложения приходит с опытом. И если с первого раза не получается так, как хотелось, то отчаиваться не стоит. Вместо этого надо написать еще одно, а затем еще несколько.
Уметь писать такие письма должны не только руководители, но и любые сотрудники, которые непосредственно общаются с клиентом. Причем писать надо грамотно, профессионально и убедительно. Коммерческое предложение – это лицо фирмы.
И если не подойти к этой работе ответственно, то испытательным материалом будут сами клиенты. Вы сами увидите, на какие из ваших предложений будут отклики, а на какие – нет. Но это уже – упущенные возможности. А нашей задачей было научиться эффективно писать коммерческое предложение.
Итак, резюмируя написанное, делаем вывод: для того, чтобы сделать наше предложение потенциальному клиенту, необходимо научиться выполнять определенные правила и требования написания. Учитывая при этом, что в разных сферах деятельности при написании таких предложений существуют свои особенности и специфика.
Чем меньше наше предложение будет похоже на спам, тем больше вероятность ответного звонка и отклика со стороны клиента. Используя эти правила для написания продающего коммерческого предложения, мы имеем все шансы реализовать свои намерения. В чем и желаю успеха себе и своим читателям.
Успевайте больше за меньшее время вместе с “Копилкой эффективных советов”.
Попробуйте сделать свое коммерческое предложение таким же понятным, как в этом коротком видеоролике. Подписывайтесь на новые статьи блога, чтобы не пропустить самое интересное.
